7 pasos para la selección exitosa de personal
Para que una compañía pueda ser óptima y lograr sus objetivos y procesos para ofrecer servicios y productos a las personas usuarias, debe contar con un personal capacitado.
Cada empresa tiene distintos procesos: administrativos, de producción, comercialización, entre otros. Para cada uno de ellos, tiene que haber una persona que lidere esos procesos y así cumplir con metas de la organización.
Pero, ¿cómo escoger a las personas correctas? ¿Cómo saber cuándo se necesita a una persona dentro del equipo?
Dentro de cada empresa existe un departamento de recursos humanos o gestión humana, que puede ayudar en el proceso de selección personal. Son hombres y mujeres capacitados para llevar a cabo estos procesos de selección.
A continuación, queremos compartir de qué se trata la gestión de personal, cuáles son los procesos para escoger a las personas que necesitas dentro del equipo, y las etapas que las y los líderes de gestión humana deben llevar a cabo.
¿Qué es la selección de personal?
Cuando nos referimos a la sección de personal, estamos hablando de un proceso que ejecuta una organización, a través de su departamento de gestión humana, para encontrar la persona que encaje con el puesto de trabajo solicitado.
En la etapa del proceso de selección de personal existen varios factores a considerar. Lo indispensable es llevar a cabo la convocatoria para atraer a las personas que puedan estar interesadas.
Luego de esto llevar a cabo la evaluación, y los pasos siguientes que corresponden.
Es en la selección de personal donde se entrevistan a los candidatos y candidatas que han llegado. También se evalúan sus cualidades y capacidades que darán la bienvenida o no a la organización.
¿Por qué es importante este proceso? La selección de personal, ayudará a la organización a lograr sus objetivos de crecimiento y negocio, encontrando las personas correctas para las funciones necesarias.
Diferencias entre el reclutamiento y la sección de personal
Antes de avanzar y conocer las etapas del proceso de selección de personal, debemos detenernos para conocer las diferentes entre estos dos elementos.
Aunque ambos apuntan a un mismo objetivo: buscar personas para ocupar una vacante dentro de la organización, los procesos se llevan a cabo de diferentes maneras.
Por una parte, el reclutamiento conlleva una acción por parte de la empresa, o una organización externa, para captar el mayor número de candidatos y presentarles las vacantes en la organización. Mientras que en la selección de personal se eligen a los candidatos y candidatas que tienen la mayor capacidad para cumplir la función.
Además, en el proceso de reclutamiento las necesidades de la organización se ajustan a los requerimientos de los candidatos. Con la selección de personal ocurre lo contrario. Encontrar a la persona adecuada ayudará a la compañía a realizar el trabajo efectivamente.
¿Qué se necesita para iniciar un proceso de selección de personal?
Aunque comenzar un proceso para encontrar una persona que se integre a tu compañía implica tiempo y esfuerzo, ¡traerá ventajas para lograr tus objetivos!
No solo con este proceso podrás encontrar a la persona adecuada, con instrumentos de selección óptimos, sino que también podrás conocer perfiles que puedes utilizar en futuras vacantes que se generen.
Para iniciar el proceso y lograr exitosamente el objetivo de seleccionar al candidato o candidata adecuada debes tener en cuenta algunos aspectos:
- Tener en claro cuántas vacantes estás solicitando
- Tener el equipo de gestión humana o recursos humanos que lleven a cabo la selección
- Definir el perfil del candidato con las características del puesto
Estos elementos van a permitir tener asentadas las bases del proceso de selección. Ahora sí, ¡vamos con las etapas del proceso!
Las 7 etapas de la selección de personal
Las etapas de un proceso de selección de personal pueden variar de una compañía a otra. Sin embargo, existen algunos aspectos que se pueden estandarizar dentro de esta acción, para ejecutarla de manera exitosa. ¡Conozcámoslos!
Define el perfil a buscar
¿Cuándo surge la necesidad de buscar una persona para tu empresa? Hay varias razones, pero enumeramos tres: 1) si tu empresa está creciendo y más gente que se incorpore; 2) cuando hay una renuncia de personal; y 3) cuando alguien es despedido.
En cualquiera de los casos es necesario encontrar la persona que supla esa vacante. Puede ser un poco distinto entre el punto uno y el dos y tres. Pero detallaremos en ambos casos.
Si es que tu empresa está en expansión, debes definir cuál será el rol a ocupar. Es decir, saber cuáles son las tareas que se llevarán a cabo en este puesto de trabajo, y los requerimientos indispensables para cumplirlo. Esto debes cumplirlo, no solo para manejo interno, sino darlo a conocer a la persona que se vaya a sumar al equipo.
En el caso de un despido o renuncia, debes considerar las funciones que ya hacía esa persona. Y dependiendo del tiempo que haya tenido en el cargo, puedes actualizar el perfil o dejarlo tal cual como está.
¡Todo va a depender de los objetivos de tu organización!
Anuncia el puesto de trabajo
Una vez que tengas definido el perfil a buscar, el siguiente paso es anunciar que has comenzado con el proceso de selección de personal. Puedes hacerlo de varias maneras. Lo primero es solicitar referidos a tus colaboradores y colaboradoras. Lo segundo es haciendo una convocatoria abierta.
Esta convocatoria puedes iniciarla en tu página web, si tiene alguna bolsa de trabajo. Existen algunas plataformas externas que te brindan ese servicio. Algunas de las más conocidas son Bumeran, InDeed, incluso la bolsa de trabajo de la plataforma profesional, LinkedIn.
No olvides poner los datos importantes en el anuncio, es decir, un correo electrónico a dónde los candidatos pueden enviar el CV, o un número de teléfono por si necesitan mayor información. Especifica qué posición están buscando, así ayudarás a que el proceso de selección esté ajustado a tus objetivos.
Revisa las solicitudes de los candidatos
El proceso puede llevar el tiempo que necesario para lograr el objetivo. Puede durar una semana, o incluso más tiempo si los candidatos no cumplen con las expectativas de la organización.
Si tienes dos o más personas encargadas de la selección del personal, ellas serán las responsables de revisar las solicitudes de los candidatos y seleccionar los que más se adecúen, de acuerdo con el perfil que estableciste el primer paso.
Tampoco existe un límite de candidatos, pero como lo mencionamos, dependerá del objetivo de la organización. Incluso, algunos pueden servirte para tenerlos en su base de datos.
Arma una lista con la preselección inicial de candidatos
A medida que avanza el proceso de selección, debes ir reduciendo la cantidad de candidatos, para que no sea interminable. Luego de una primera revisión, hay que hacer una primera preselección.
Esta acción permitirá reducir la lista inicial y pasar a la siguiente fase a los candidatos que cumplan con los requisitos necesarios para cubrir la vacante de la organización.
Llegó el momento de realizar entrevistas… (Virtuales o en persona)
Debido a la virtualidad que propició la pandemia, muchas organizaciones incorporaron procesos de entrevista de manera virtual. A través de plataformas como Zoom, Meets, entre otras, es posible entrevistar a candidatos y candidatas desde cualquier lugar.
Además, si es una organización que está trabajando en modalidad remota, estas herramientas también serán de gran ayuda.
Igualmente, el proceso de entrevista se puede llevar a cabo de manera personal. Esto ayudará también a conocer mejor a los candidatos y tener un acercamiento “más humano”.
A la entrevista deben ir las personas seleccionadas y a quienes se les debe notificar a través de una llamada telefónica o correo electrónico. Hay que indicarles qué deben llevar el día de la entrevista, si van vestidos de manera formal o casual, si tienen que llevar el CV o algunas referencias.
Las preguntas para la entrevista deben ser preparadas previamente. También se pueden incorporar unas durante el proceso.
Selección del candidato final
Al concluir con las entrevistas, y evaluado a todos los candidatos y candidatas que asistieron, ahora se puede seleccionar a la persona que cumpla con la totalidad, o la mayoría, de los requerimientos que necesita la empresa.
Si durante el proceso de entrevistas ninguno de los candidatos o candidatas cumple las expectativas, se puede realizar una nueva convocatoria, o seleccionar algunas de las personas no consideradas en la tercera fase.
De lo contrario, se sigue con el proceso de selección de personal en la siguiente fase.
Presenta la oferta, contratación y feedback
¡Ya seleccionado a la persona, se está a la mitad de lograr el objetivo! La otra mitad corresponde aceptarla al candidato o candidata.
Si la persona cumplió todos los requisitos y pasó el proceso de entrevista, y hace un buen fit con la vacante, es hora de presentar la oferta. Ahí hay que indicar la fecha en la que va a ingresar a la posición, el salario ofrecido y los beneficios que tiene al ser parte de la organización.
Si la persona acepta, se realiza el contrato, que debe firmar, y poner en marcha el onboarding.
Un recurso importante para las personas que han sido parte del proceso de selección de personal es el feedback. Si no quedaron, o fueron descartados en última etapa, el equipo de gestión humana puede enviar un correo indicando los puntos de mejora. La persona postulante lo sabrá valorar.
Un paso más antes de cerrar
Hay organizaciones que incorporar esto como parte del proceso de selección, y otras que simplemente dan la descripción del cargo y las funciones. En todo caso, el onboarding es un proceso importante para la persona que se va a incorporar al cargo.
Hay que explicarles la misión de la empresa, los departamentos que la conforman y cómo su función será importante para cumplir los objetivos del negocio.
También es bueno que conozca a las personas que compartirán su área de trabajo, ya sea si se trata de una persona que liderará o será un colaborador dentro del equipo.